È sempre più frequente lavorare con team remoti e in modalità smart working, lo stiamo sperimentando e lo abbiamo sperimentato durante questa quarantena.
E come avrai vissuto anche tu spesso diventa difficile coordinare tutti i collaboratori e tenere traccia delle attività e del livello di produttività generale.
Capita spesso di trovarsi sopraffatti dalle sfide che lo smart working ci pone davanti, anche perché è una modalità nuova alla quale molti imprenditori non avevano mai fatto fronte. Potrebbero esserci problemi nel comunicare con efficacia, la qualità del lavoro potrebbe non essere allineata alle aspettative e, a volte, può sembrare complicato assegnare i compiti e le attività giuste alle persone giuste.
Può essere difficile mantenere alto il morale dei collaboratori e fare in modo che la produttività non diminuisca.
Tranquillo, ho preparato una guida, frutto dell’esperienza nel lavoro in modalità smart working che ti aiuterà a comprendere meglio come gestire in modo efficiente i collaboratori e superare le sfide che si presentano.
Problema 1: Mancanza di comunicazione
La mancanza di una comunicazione efficace è uno tra i problemi più diffusi nello smart working. Ho conosciuto e ho lavorato con imprese che insegnano comunicazione efficace, ma che poi quando è ora di metterla in pratica, quindi è molto frequente che la comunicazione non sia nella sua miglior forma.
Ti puoi rendere conto di una comunicazione non efficace quando i tuoi collaboratori sembrano incerti rispetto ai compiti o alle aspettative che pensano di dover soddisfare.
In un primo momento potrebbe sembrare che i tuoi collaboratori abbiano perso interesse, ma magari è solo perché non hanno ben chiaro ciò che devono fare, e magari nemmeno se ne rendono conto. Questo inficia sulla qualità del lavoro e sulla fiducia.
Quindi, come migliorare la comunicazione di compiti e attività?
# 1 Usa le app di gestione dei progetti
Le app di gestione progetti o project management semplificano la pianificazione e l’esecuzione. Generando maggiore chiarezza nel lavoro assegnato, garantendo il monitoraggio attivo dei vari progetti o lavori.
In questo modo supporti i tuoi collaboratori a rimanere aggiornati e rispettare le scadenze.
Esistono un’infinità di app, quelle che ti consiglio io sono:
- Trello per la sua facilità e chiarezza (livello base)
- Zenkit, se devi gestire molti progetti, i quali magari si sovrappongono e hai necessità di uno strumento un pochino più avanzato.
Questi strumenti ti consentono di creare delle bacheche virtuali e ordinare le attività con chiarezza. Su Youtube e in tutto “l’internette”, trovi moltissime guide e video dove ti spiegano come usare questi strumenti.
Usando queste applicazioni, e allineando il team al loro utilizzo si genera un senso di “disciplina” aumentato, poiché permetti ai tuoi collaboratori di tenere traccia del lavoro svolto, confrontarsi e così rimanere organizzati anche durante le attività in smart working.
# 2 Crea un ambiente comunicativo
Come leader, che tu sia un imprenditore o un manager hai la responsabilità di dare l’esempio. Vuoi aumentare il confronto con i tuoi collaboratori? Sii il primo a rendersi disponibile e accessibile, anche nello smart working. Con app come Workplace o Slack.
Si tratta di piattaforme informali che ti consentono di stabilire un rapporto con i tuoi collaboratori, riducendo il flusso esorbitante di e-mail e di incontri frequenti per la gestione di micro compiti, che supportano il macro compito.
In più sono piattaforme informali, ma al contempo professionali, in modo da rimanere in contatto ma senza scadere nell’uso di whattsapp e sistemi di comunicazione più intimi. I quali se non gestiti con attenzione potrebbero diventare un freno.
# 3 Livello di partecipazione
Nello smart working, esistono due macro rischi, opposti tra loro. Rischi legati alla gestione dei collaboratori e alla loro partecipazione.
- Poco coinvolgimento e isolamento: te ne puoi rendere conto quando qualcuno che magari è sempre attivo durante le call di allineamento, comincia via via a spegnersi e isolarsi.
- Troppo coinvolgimento e iperstress: potresti trovarti a dover gestire collaboratori che cominciano a lavorare molte ore extra, per mettersi alla prova o per riempire e dare valore al proprio tempo, e non è così inusuale come pensi. Penso che come leader un imprenditore o manager dovrebbe fare molta attenzione a questa abitudine poiché può diventare molto logorante nel breve termine.
Quindi come fare per aumentare il coinvolgimento da una parte e ridurre l’iper stress dall’altra? Molto semplicemente, è importante attendere fino al completamento di un’attività per assegnarne un’altra.
Inoltre, quando ti accorgi di situazioni di questo tipo, riserva del tempo per parlare con i tuoi collaboratori e approfondire la loro situazione per capire come supportarli e aiutarli al meglio.
# 4 Divertiti e celebra
L’apprezzamento e l’attenzione sono punti importanti, non i soli, sui quali un collaboratore sviluppa la sua fiducia nei confronti dell’impresa o del manager.
Festeggia le occasioni come i compleanni e le varie ricorrenze anche se si lavora in smart working.
Celebra i risultati raggiunti, poiché troppo spesso si pensa sia naturale passare all’obiettivo successivo senza rallentare un attimo e godersi il raggiungimento del precedente.
Problema 2: Pianificazione inefficace
Ora voglio fare una distinzione molto semplice che ultimamente è stata confusa fin troppo.
Quando di parla di Smart Working, si intende un tipo di lavoro intelligente e flessibile, come per esempio negli orari.
Il lavorare dalle 8 alle 18 come se si fosse in ufficio, ma facendolo da casa è semplicemente lavoro remoto.
Personalmente ritengo che lo smart working, sia molto migliore che il remote working nelle situazioni di lavoro da casa (e non solo), poiché ti focalizzi sugli obiettivi e non sui compiti. Ovviamente è chiaro che non tutti i lavori possono essere eseguiti in smart working, per esempio un centralinista, non può lavorare quando vuole, o magari una segretaria che deve gestire gli appuntamenti e le telefonate dei clienti. Ma in molti altri casi è possibile applicare lo smart working, e lascia che siano gli obiettivi a guidarli e non un orario stabilito. In questo caso, la pianificazione deve essere scrupolosa, come per esempio delle riunioni.
Problema 4: Produttività Altalenante
La bassa produttività o la produttività altalenante è un problema molto comune che molti manager e imprenditori affrontano quando lavorano con team remoti.
Poniti spesso queste domande:
- Sei sicuro di sapere quanto lavorano efficacemente i tuoi dipendenti?
- Stai dando loro abbastanza lavoro o li stai sovraccaricando?
- Sei sicuro di non sottoimpegnarli?
#1 Monitora
Fidarsi dei propri collaboratori è importantissimo, e allo stesso tempo è vitale tenere traccia del lavoro e dello stato di avanzamento.
Anche in questo caso esistono innumerevoli strumenti di monitoraggio, che ti permettono di avere sotto controllo lo stato dei compiti e dei progressi, rendendo i tuoi collaboratori responsabili del lavoro fatto a fine giornata.
TimeDoctor è una delle applicazioni che puoi utilizzare. Ti permette di avere il quadro generale di:
- Ppartecipazione
- Attività in corso
- Allocazione delle attività in base al loro livello di produttività
- Siti che visitano
- Numero di volte che accedono e si disconnettono
Utilizzato da aziende come Apple e Verizon, TimeDoctor aiuta i collaboratori a rimanere focalizzati. Nel caso di visite a social media e altri canali vari, sullo schermo viene visualizzata una notifica che ti chiede se stai ancora lavorando al compito o è un momento di pausa.
L’estensione Chrome TimeDoctor funziona anche con le schede di Trello e puoi tenere traccia del tempo di completamento di un compito o attività.
# 2 Check-up mensile
Un regolare check up mensile porta molti vantaggi:
- Fa sentire i collaboratori inclusi e apprezzati
- Identifica le aree da migliorare
- Motiva
- Fornisce uno strumento oggettivo di crescita
È necessario valutare i collaboratori, anche in remoto, in base alla qualità del loro lavoro e dei risultati.
Questo check up, non è compilato solo da te come imprenditore o manager, ma ne vengono compilate due copie: una di valutazione da parte del manager o imprenditore, e l’altra è un autovalutazione. In questo modo ci si confronta apertamente, mettendo a confronto le magari diverse prospettive. Questo check up è anche un momento per poter parlare con i collaboratori di eventuali problemi che stanno affrontando.
I check up di crescita sono molto importanti ma spesso trascurati. Aumentano il morale e danno ai collaboratori il tempo di sedersi e riflettere sul loro ruolo nell’azienda.
Gestire Team in smart working, può sembrare complicato, semplicemente perché non ne siamo abituati, ma con un po’ di pratica, attenzione e impegno, si possono ottenere grandi risultati.
Dai, dimmi cosa ne pensi!
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